Как правильно оформлять акты приема в эксплуатацию

Согласно Постановлению Госкомстата России от 21 ноября 2003 года были разработаны Правила по оформлению актов приема-передачи основных средств – унифицированных форм № ОС-1, № ОС-1а, № ОС-1б.

Эти документы составляются, для оформления и учета операций между организациями или внутри какой-либо организации в двух случаях – при вводе объектов основных средств в эксплуатацию и при выводе.

Акт приема в эксплуатацию

составляется в том случае, когда объекты включаются в состав основных средств. Следует учитывать, что для объектов, не требующих монтажа, акт приема в эксплуатацию составляется в момент приобретения, а для объектов, требующих монтажа, эти документы оформляются только после проведения монтажных работ и сдачи объекта в эксплуатацию. Эти объекты могут поступить в эксплуатацию разными путями – по договорам купли-продажи, по договорам дарения, по договорам мены имущества и т.д., а также путем приобретения.

Также, акт ввода в эксплуатацию составляется в том случае, когда объекты выбывают из состава основных средств организации путем продажи, обмена и прочего.

Как уже было сказано выше, существуют следующие унифицированные формы актов ввода в эксплуатацию: № ОС-1, № ОС-1а, № ОС-1б. Каждая форма актов ввода в эксплуатацию имеет свое определенное назначение. Например, акт по форме № ОС-1 служит для приема-передачи всех объектов основных средств, кроме зданий и сооружений. Для приема-передачи зданий и сооружений предназначен акт по форме № ОС-1а. Акт по форме № ОС-1б необходим при приеме-передаче групп объектов основных средств, кроме зданий и сооружений.

Эти документы составляются в не менее чем, трех экземплярах – по одному экземпляру для каждой из сторон и один экземпляр для предоставления в государственные органы Росимущества. Также, эти акты ввода в эксплуатацию утверждаются руководителями обеих организаций: организации сдатчика и организации приемщика.

К этим актам ввода в эксплуатацию нужно приложить техническую документацию, например, выписку из техпаспорта здания, справку о его состоянии и детальный план здания (так называемую, экспликацию).

Рассмотрим основные моменты, на которые важно обратить внимание при заполнении актов ввода в эксплуатацию. К примеру, раздел «Государственная регистрация прав» заполняется только в случаях сделок с недвижимостью. В графе "Сумма начисленной амортизации (износа)" нужно указать сумму износа, которая начислена с начала эксплуатации здания. В первом разделе в графе «Основание для составления акта» необходимо отразить информацию о распоряжении органа, издавшего данный акт и указать номер и дату распоряжения.

Второй раздел заполняется только организацией-приемщиком и только в одном экземпляре, предназначенном для этой организации. В третьем разделе необходимо указать характеристику строения, согласно данным БТИ.

По сути, заполнение этих актов приемки в эксплуатацию не является сложной процедурой. Однако, являясь ответственными документами, данные акты ввода в эксплуатацию требуют при заполнении особенного внимания и сосредоточения. Поэтому, упростить оформление актов приема в эксплуатацию и избежать ошибок при заполнении, в настоящее время, с легкостью помогают специализированные компьютерные программы.